Vrijwilligers werven en behouden

Verenigingen krijgen het steeds lastiger om vrijwilligers te werven en behouden. Hierdoor krijgen andere vrijwilligers vaak steeds meer taken of lopen zij gaten dicht die waarschijnlijk beter door anderen opgevuld hadden kunnen worden. Alles staat of valt met een goed vrijwilligersbeleid en een duidelijke organisatiestructuur, zodat vrijwilligers niet overbelast worden en zij taken uitvoeren zonder dat het als een verplichting gezien wordt.

Het werven en behouden van vrijwilligers bestaat grof weg uit vijf stappen. De eerste stap is het in beeld brengen van de huidige organisatie en vacante functies en/of taken. Bedenk vervolgens hoe de gewenste organisatiestructuur eruit zou moeten zien inclusief vernieuwde functie en/of taken. De tweede stap is om een positief imago van vrijwilligerswerk te creëren. Laat zien wat vrijwilligers allemaal doen voor de verenigingen en hoeveel dit gewaardeerd wordt. Dit kan door bijvoorbeeld een vrijwilligers positief in het zonnetje te zetten via sociale media, nieuwsbrieven en de website.

Ga vervolgens aan de slag met een vrijwilligerswervingscampagne. Informeer alle leden en ouders schriftelijk dat zij benaderd gaan worden voor om vrijwilligerswerk te gaan doen. De volgende taak is om ook daadwerkelijk alle leden en ouders van leden persoonlijk te gaan benaderen. Belangrijk is om de vraag te stellen wat zij leuk zouden vinden om te doen binnen de vereniging, zodat alle potentiële vrijwilligers op de juiste plek worden ingezet. De ervaring leert dat bijna iedereen die persoonlijk benaderd wordt een of meerdere vrijwilligerstaken zou willen op pakken.

Stap vier is om meteen aan de slag te gaan. Zorg dat nieuwe vrijwilligers binnen een aantal weken aan het werk worden gezet en warm worden ontvangen. Organiseer bijvoorbeeld een welkomstavond voor de nieuwe vrijwilligers zodat ze kennis kunnen maken met de huidige vrijwilligers en geïnstrueerd kunnen worden over hun nieuwe taken.

Tenslotte is het belangrijk om bovenstaande stappen periodiek te herhalen. Blijf waardering uitspreken naar bestaande vrijwilligers en continu zoeken naar nieuwe vrijwilligers, Het is verstandig om een of meerdere vrijwilligerscoördinatoren aan te stellen die het proces bewaakt, evalueert en bijstelt waar nodig.