‘We hebben zoveel eye-openers en inzichten gekregen’

Terug naar 2021. Het voetbalseizoen loopt af als het bestuur van NLC’03 contact opneemt met ons. De ambitie? Meer nieuwe vrijwilligers binden en hen doorlopend begeleiden, zodat taken goed worden verdeeld en het bestuur weer aan besturen toekomt.

‘We zagen dat het groepje vrijwilligers steeds kleiner werd’, licht Ton van de Pol, jeugdvoorzitter van NLC’03 toe. ‘Daardoor liepen we het risico dat andere vrijwilligers nog meer taken op zich zouden nemen en uiteindelijk zouden stoppen. We wilden er alles aan doen om dat te voorkomen. Er moesten echt mensen bij.’ Ton is al jaren actief bij NLC’03 en één van de vrijwilligers die veel doet voor de club.

Dat geldt ook voor Huub Baijens, voorzitter van de voetbalclub uit Lith. ‘Door corona werd het nog moeilijker om vrijwilligers te vinden, want we spraken veel minder mensen. En we hebben wel geleerd dat we vrijwilligers het beste persoonlijk kunnen benaderen. Het was tijd om aan de bel te trekken.’

Trots
In juli werd in samenwerking met het SEC een eerste bijeenkomst gepland met verschillende leden en vrijwilligers van de club. ‘De betrokkenheid van de leden maakte me echt trots’, vertelt Ton. ‘Het plakken van post-it’s werkte zo goed. Mensen die in een grote groep op de achtergrond blijven, kwamen nu ook aan bod. De kleine groepjes in wisselende samenstellingen leverde echt goede ideeën op.’

Eén van de ideeën was het maken van een jaaroverzicht met alle activiteiten. ‘Een eerste stap om inzichtelijk te maken op welke momenten in het jaar we extra hulp kunnen gebruiken’, licht Huub toe. ‘Het is heel makkelijk om mensen te vragen die al veel doen. Die weg willen we niet meer inslaan. Er worden nu vooral mensen benaderd die nog niet als vrijwilliger bij de club betrokken zijn, zodat de groep vrijwilligers steeds groter wordt.’

Vrijwilligerscommissie
Samen met de groep die betrokken was bij de sessies, hebben Huub en Ton gewerkt aan nieuwe taakomschrijvingen. Al snel ontstond de wens om een vrijwilligerscommissie op te zetten, zodat vrijwilligers structureel de aandacht krijgen die ze verdienen en het bestuur weer toekomt aan het besturen van de vereniging. ‘Er worden 45 mensen gebeld om te vragen of ze wat voor de club willen betekenen. Daar zijn we nu mee bezig en de eerste reacties zijn positief. De reacties hebben mij blij verrast’, vertelt Huub trots.

Geslaagd
Voor Ton is het proces geslaagd als de sponsorcommissie, vrijwilligerscommissie en de onderhoudsploeg aan het einde van dit seizoen een paar keer bij elkaar zijn geweest. ‘Door de hulp van het SEC zijn we goed op weg geholpen en hebben we al mooie resultaten geboekt. Dat hadden we als club nodig, anders bloedt het toch sneller dood. Nu bleef de energie erin en hebben we ook zelf een aantal keer om tafel gezeten met vrijwilligers.’

Huub vult aan dat ze als bestuur inmiddels veel meer kijken naar dingen die goed gaan. ‘We kunnen taken al veel beter uit handen geven. Het is vaak de snelste weg om iets zelf te doen, maar we denken nu steeds vaker: ho eens even, hier hebben we al iemand voor of we kunnen er iemand voor zoeken. Binnenkort hebben we een vrijwilligerscommissie die ervoor zorgt dat vrijwilligers vooral doen wat ze leuk vinden. De juiste vrijwilliger op de juiste plek wordt iets waar zij een belangrijke rol in gaan spelen.’

Investeren in vrijwilligers
Het bestuur vindt de investering in vrijwilligers belangrijk. Zodra de vrijwilligerscommissie compleet is, wil het bestuur Taakie aanschaffen. Een middel waarmee het vrijwilligerscommissies makkelijker wordt gemaakt om voor iedere taak een geschikte vrijwilliger te vinden. ‘We kregen veel praktische tips van het SEC. De informatie over Taakie was echt een eye-opener. We kijken nu veel bewuster naar kwaliteiten van mensen. Dat we een secretaris hebben gevonden met ervaring als directiesecretaresse, is daar een mooi voorbeeld van.’